Aktenvernichter-Sicherheitsstufe
Wichtige Dokumente zu zerreißen und in den Papierkorb zu entsorgen genügt nicht mehr. Denn die Unterlagen entsprechen nicht nach den Vorgaben der DSGVO und dem BDSG. Deshalb sollten sie nach der Aktenvernichter-Sicherheitsstufe vernichtet werden, damit Akten und Datenträger nicht an Dritte gelangen.
In diesem Artikel erhalten Sie alle wesentliche Informationen in Detail. Dies gilt sowohl für den Kauf eines Aktenvernichters als auch für die Vernichtung von Akten beim zertifizierten Dienstleister.
Datenträgerarten: Klassifizierung PFOTHE
Gemäß den Vorgaben der DSGVO müssen personenbezogenen Daten geschützt und sicher vernichtet werden. Dabei umfasst die DIN 66399 nicht nur Akten und Dokumenten, sondern auch andere Datenträger:
P
Produkte wie Papier in Originalgröße
F
Informationen in verkleinerter Form wie Mikrofilme, Folie
O
steht für optische Datenträger wie CDs, DVDs
T
ist für magnetische Datenträger wie Ausweise geeignet
H
Festplatten mit magnetischen Datenträgern
E
ist für elektronische Datenträger wie Chipkarten anzuwenden
Hinweis: In diesem Beitrag liegt der Fokus ausschließlich auf DIN P!
Schutzklassen nach DIN 66399
Schutzklasse 1
Die Schutzklasse 1 bietet eine normale Sicherheitsanforderung für interne Daten, bei deren die Papierschnipsel ohne Aufwand wiederhergestellt werden kann. Allerdings erwarten bei deren Bekanntwerden keine negativen Folgen. So fallen beispielsweise Werbung oder interne Notizen in diese Kategorie.
Aus der Schutzklasse 1 ergibt sich die Sicherheitsstufe P-1, P-2 und P-3. Dies entspricht das Streifenschnitt-Modell.
Schutzklasse 2
Die Schutzklasse 2 betrifft alle vertraulichen Daten aus dem Geschäftsbetrieb. Hierzu zählen beispielsweise Adressdaten, Bewerberdaten oder Steuerunterlagen.
Anders als bei Schutzklasse 1, bietet die zweite Schutzklasse eine hohe Sicherheitsanforderung. An dieser Stelle können für Dokumente der Schutzklasse 2 die Sicherheitsstufe P-3, P-4 sowie P-5 – den Partikelschnitt, zum Einsatz kommen.
Je höher die Schutzklasse für Ihre Daten, desto höher ist die Sicherheitsanforderung.
Schutzklasse 3
Die höchste Schutzklasse bezieht sich besonders auf geheime Daten wie beispielsweise Mandanteninformationen, Patientenakten oder Militär. Die Schutzklasse 3 erfordert die Aktenvernichtung der Sicherheitsstufe P-4, P-5, P-6 und P-7 – sprich das Mikroschnitt-Modell.
Sollten diese geheimen Daten an Dritte gelangen, so könnten es negative Auswirkungen haben. Aus diesem Grund muss der Schutz personenbezogener Daten unbedingt gewährleistet sein.
Um sich besser ein Bild von den verschiedenen Schnittmodellen machen zu können, lesen Sie hier mehr dazu.
Bedeutung der Aktenvernichter-Sicherheitsstufen
Unter dem Begriff “Sicherheitsstufe”versteht man die regulatorischen und technischen Bedingungen für die Aktenvernichtung, gemäß der DIN 66399. Hierzu gibt es für die Vernichtung unterschiedliche Sicherheitsstufen. Darüber hinaus ist zu unterscheiden, ob eine Reproduktion der Daten möglich wäre.
Die Aktenvernichter-Sicherheitsstufen werden wie folgt in der Norm DIN 66399 aufgeteilt:
| P-1
18 Streifen pro A4
|
P-2
35 Streifen pro A4
|
| P-3
200 Partikel pro A4
|
P-4
400 Partikel pro A4
|
| P-5
2.000 Partikel pro A4
|
P-6
6.000 Partikel pro A4
|
| P-7
12.500 Partikel pro A4
|
Wir haben Ihnen in diese Infografik alle relevante Informationen zusammengefasst. Der Vorteil? Lehnen Sie sich zurück und gönnen Sie Ihrem Gehirn eine kleine Pause. |
Randnotiz: Aktenvernichter-Sicherheitsstufe
Grundsätzlich können Sie einen einfachen Aktenvernichter zur Vernichtung Ihre Unterlagen verwenden. Bei interne Daten ist es nicht notwendig, eine hohe Sicherheitsstufe auszuwählen.
Allerdings schreibt die DIN 66399 vor, bei personenbezogene Daten mit mindestens Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 3 zu vernichten. Ebenso ist die Entsorgung von sensiblen Daten über den Hausmüll oder das Altpapier nicht erlaubt, ansonsten könnten es zu hohem Bußgeldern kommen.
Vermeiden Sie hohen Bußgeldern, indem Sie sensible Daten ordnungsgemäß nach DIN 66399 vernichten.
Die Höhe der Geldstrafe kann bis zu 20 Millionen Euro liegen oder 4 % des Jahresumsatzes. Ausführliche Informationen erhalten Sie auf der Seite der Europäische Kommission.
Um den Prozess zu vereinfachen, empfiehlt sich daher ein professioneller Dienstleister für Aktenvernichtung einzuholen. Der Vorteil? Sie sparen Zeit und Ärger zugleich!
Wen betrifft die Aktenvernichter-Sicherheitsstufe DSGVO?
Grundsätzlich betrifft die DSGVO-Aktenvernichtung alle Unternehmen sowie Bereiche wie beispielsweise Arztpraxen, Vereinen oder Behörden, die personenbezogenen Daten erfassen. Darunter fallen auch Online-Shops, Freelancer oder Agenturen, die beispielsweise Nutzer-Tracking auf ihrer Webseite benutzen.
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt aber auch im privaten Kontext. Folgende Beispiele wie Fotoaufnahmen oder Vermietung von privat könnten darunter fallen.
Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen: Was gilt ab 2021?
Als Gewerbetreibende sind Sie dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß zu archivieren. Prinzipiell lässt sich sagen, dass das Finanzamt Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren vorgibt.
6-Jahre Aufbewahrungsfrist
Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2015 erstellt und abgesendet wurden.
10-Jahre Aufbewahrungsfrist
Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2011 erstellt und empfangen wurden.
Tipp: Lesen Sie mehr in Details über die DSGVO Aufbewahrungsfristen und über die Aufbewahrung von Fahrtenbuch hier.
Was Sie noch wissen sollten…
Die Aufbewahrungsfrist für arbeitsrechtliche Unterlagen, wie Zeugnisse, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen gilt 3 Jahre.
Für gerichtliche und anwaltliche Unterlagen, wie Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile beträgt die Frist 30 Jahre.
Lebenslange Aufbewahrung wäre bspw. Testament und Erbschein.
Von Recycling.com/ 1 Dezember 2022